Odbieralność połączeń w placówkach medycznych: klucz do sukcesu

W dzisiejszym zabieganym świecie, gdzie czas jest cennym zasobem, szybka i sprawna obsługa pacjentów staje się nieodzownym elementem funkcjonowania placówek medycznych. Jednym z kluczowych wskaźników profesjonalizmu jest wysoka odbieralność połączeń telefonicznych. Nie tylko wpływa ona na efektywność pracy placówki, ale również znacząco kształtuje jej wizerunek oraz zadowolenie pacjentów.

Dlaczego odbieralność połączeń jest kluczowa?

Długie oczekiwanie na połączenie może negatywnie wpływać na doświadczenia pacjentów, prowadząc do frustracji i utrudniając umawianie wizyt oraz uzyskiwanie potrzebnych informacji. Natomiast łatwy dostęp telefoniczny sprzyja lojalności pacjentów i pozytywnie wpływa na opinię o placówce, co bezpośrednio przekłada się na wzrost przychodów.

Konsekwencje niskiej odbieralności połączeń

Trudności w dodzwonieniu się do placówki mogą prowadzić do wydłużenia czasu oczekiwania na wizytę oraz generować kolejki w rejestracji. Natomiast to często prowadzi do frustracji pacjentów związanej z brakiem możliwości szybkiego kontaktu, co może skłonić ich do poszukiwania usług gdzie indziej. W przypadku placówek prywatnych jest to utrata potencjalnych przychodów. Jednak, zarówno placówki prywatne, jak i publiczne, muszą liczyć się przy tym także z negatywnymi opiniami pacjentów dotyczącymi usług, co ma wpływ na ogólną reputację danego podmiotu medycznego.

Dodatkowo, wzmożony wysiłek związany z obsługą telefoniczną może prowadzić do obciążenia i stresu w zespole rejestracji, a w efekcie do spadku efektywności ich pracy. To również ma swoje bezpośrednie przełożenie na jakość obsługi pacjentów. Efektem zwiększonego obciążenia personelu może być wypalenie zawodowe, a finalnie również rezygnacja z pracy.

Wymogi dotyczące dostępu i komunikacji w placówkach medycznych

Placówki medyczne muszą liczyć się także z ewentualną kontrolą Rzecznika Praw Pacjenta, który nadzoruje zapewnienie pacjentom prawa do szybkiego dostępu do usług medycznych, w tym do efektywnej komunikacji telefonicznej. 8 września 2024 r. weszła w życie ustawa z 16 czerwca 2023 r. o jakości w opiece zdrowotnej i bezpieczeństwie pacjenta, która wprowadza nowe zasady jakościowe odnośnie udzielania świadczeń zdrowotnych, w tym między innymi szybki dostęp do usług i konieczność zapewnienia łatwego kontaktu z placówką.

Korzyści z wysokiej odbieralności połączeń

Sprawne zarządzanie obsługą telefoniczną pacjentów przez rejestracje medyczne zapewnia wiele korzyści takich jak między innymi:

• Zadowolenie pacjentów: Łatwy i szybki kontakt z placówką buduje pozytywny wizerunek oraz zwiększa lojalność pacjentów.

• Poprawa zarządzania terminami wizyt: Efektywna obsługa telefoniczna ułatwia lepsze zarządzanie harmonogramem pracy, zmniejszając ryzyko przesunięć terminów i umożliwiając szybsze i bardziej precyzyjne umawianie wizyt.
• Rekomendowanie placówki: Zadowoleni pacjenci będą polecać usługi danej placówki, zarówno słownie jak i na forach internetowych lub w mediach społecznościowych.

Wirtualna Rejestratorka zapewnia 100% odbieralność

Jednym z rozwiązań, które może pomóc w osiągnięciu 100% odbieralności, jest wdrożenie Wirtualnej Rejestratorki – bota głosowego działającego 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu. Tego typu rozwiązanie cieszy się dużym uznaniem wśród pacjentów, którzy mogą w łatwy i szybki sposób załatwić swoje sprawy. Na przykładzie wdrożenia w Centrum Słuchu i Mowy Medincus, wiemy że osoby z trudnościami w mowie i niedosłuchem również mogą bez trudu porozumieć się z Wirtualną Rejestratorką.

Znaczenie wysokiej odbieralności połączeń w placówce medycznej

Podsumowując, wysoka odbieralność połączeń telefonicznych jest kluczowa dla efektywnego funkcjonowania placówki medycznej. Przekłada się ona na:

• zadowolenie pacjentów, 
• lepsze zarządzanie harmonogramem pracy,
• reputację danego podmiotu medycznego,
• redukcję obciążenia personelu,
• konkurencyjność na rynku.
  

Wdrożenie rozwiązań takich jak Wirtualna Rejestratorka może pomóc w osiągnięciu i utrzymaniu na stałym poziomie wysokiej dostępności telefonicznej, a co za tym idzie znacząco poprawia dostępność placówki dla pacjentów oraz redukuje obciążenie personelu.