Boty głosowe z perspektywy rejestracji

Zobacz w jaki sposób Wirtualna Rejestratorka wspiera pracę rejestracji w placówkach medycznych

Wirtualna rejestratorka a rejestracja medyczna

Rejestracja medyczna to newralgiczny punkt w ochronie zdrowia, który zmaga się z szeregiem wyzwań:

  • w codziennej pracy – aby utrzymać stałość obsługi pacjenta w sytuacjach nagłych bądź wyjątkowych, np. w przypadku zachorowania pracownika czy urlopu,
  • w obszarze priorytetów – aby objąć opieką zarówno pacjentów przy okienku, jak i tych, którzy chcą skontaktować się z placówką telefonicznie
  • w życiu zespołu – aby przeciwdziałać wypaleniu zawodowemu, które pojawia się przy tak dużym tempie pracy czy w kontakcie z wymagającymi pacjentami.
Natężenie ruchu telefonicznego na rejestracji w ujęciu jednego dnia
Natężenie ruchu telefonicznego na rejestracji w ujęciu tygodniowym

Poniedziałek, 8 rano, szczyt sezonu chorobowego ☎️😰

Zapewnienie zasobów w rejestracji to ogromne wyzwanie. Zawsze brakuje ich w poniedziałkowe poranki – zarówno w placówkach publicznych, jak i komercyjnych, w szpitalach i przychodniach. Wyzwaniem jest też rytm tygodniowy, aby w poniedziałek nie zabrakło personelu do odbierania telefonu, a także, aby w czwartek personel nie siedział bezczynnie

Istnieje skuteczne rozwiązanie, aby poradzić sobie z tą fluktuacją – Wirtualna Rejestratorka jest w stanie obsługiwać jednocześnie wiele rozmów i natychmiastowo odbierać każde przychodzące połączenie od pacjenta.

Jak Wirtualna Rejestratorka wsparła placówki medyczne?

Obecnie zespół nie wyobraża sobie pracy bez botów głosowych, które bardzo odciążają pracowników rejestracji. Na samym początku podejście do tego rozwiązania było bardzo chłodne i sceptyczne, ale z biegiem czasu i poznawania rozwiązania, pogląd mojego zespołu na boty głosowe się zmienił. Mieliśmy jakiś czas temu w placówce awarię internetu i Wirtualna Rejestratorka musiała być wyłączona przez jeden dzień – pracownicy rejestracji pytali mnie kiedy bot wróci, bo nie wyobrażają sobie pracy bez niego.

Dzięki botom głosowym zyskaliśmy większą przepustowość rejestracji oraz zmniejszyliśmy liczbę nieodwołanych wizyt poprzez kontakt z placówką, również poza godzinami pracy. Korzystanie z botów głosowych daje korzyści nie tylko pacjentom, ale także jednostce medycznej poprzez odciążenie pracowników rejestracji, którzy mogą się skupić na innych, bardziej skomplikowanych zadaniach.

Wojewódzki szpital rehabilitacyjny dla dzieci i młodzieży w Ameryce

Zdecydowanie zmniejszyła się ilość połączeń telefonicznych wychodzących, czyli my już nie musimy tyle razy dzwonić i nasze sekretarki nie są tak obciążone pracą. Pacjenci do nas tyle nie dzwonią, bo jeżeli zadzwoni do nich bot, to sami mogą wtedy potwierdzić lub zmienić termin, albo zrezygnować z wizyty.

Dowiedz się, jak odciążyć rejestrację w Twojej placówce

Przeczytaj więcej