Efektywne rozwiązanie na odciążenie rejestracji medycznej

Współczesne placówki medyczne muszą sprostać rosnącym wymaganiom pacjentów, którzy oczekują szybkiej i efektywnej obsługi. Jednym z największych wyzwań, przed jakimi stają szpitale i przychodnie, jest zarządzanie rejestracją medyczną. Przeciążenie rejestracji prowadzi do długiego czasu oczekiwania na połączenie, frustracji pacjentów i zwiększonego stresu wśród personelu. 

Dlaczego rejestracja medyczna jest przeciążona?

Rejestracja medyczna to jedno z najbardziej newralgicznych miejsc w placówkach zdrowia. Codziennie pracownicy rejestracji muszą obsłużyć setki połączeń od pacjentów, którzy mają różnorodne potrzeby. Problemy pojawiają się, gdy liczba połączeń przekracza możliwości personelu, a pacjenci zmuszeni są czekać na połączenie przez długi czas. Poniżej przedstawiamy główne przyczyny przeciążenia rejestracji medycznej:

• Wysoki wolumen połączeń telefonicznych.
  Każda placówka medyczna obsługuje dużą liczbę pacjentów, którzy kontaktują się telefonicznie w sprawach umawiania wizyt, zmiany terminów, uzyskiwania wyników badań czy zamawiania recept. Kiedy połączeń jest zbyt wiele, personel rejestracji nie nadąża z ich obsługą, co prowadzi do długich kolejek na infolinii.
• Ograniczona liczba personelu.
  W wielu placówkach liczba osób na rejestracji medycznej jest ograniczona. Nawet jeśli jedna osoba może obsłużyć kilka połączeń w ciągu godziny, przy dużej liczbie zgłoszeń często brakuje rąk do pracy, aby sprawnie obsłużyć wszystkich pacjentów. To prowadzi do przeciążenia personelu i zwiększenia liczby nieodebranych połączeń.
• Zmiany w harmonogramach lekarzy.
  Lekarze często muszą zmieniać swoje grafiki z powodu nagłych zdarzeń, co wymusza na rejestratorce konieczność szybkiego informowania pacjentów o zmianach i dostosowywania kalendarza wizyt. Te niespodziewane zmiany generują dodatkową pracę i mogą prowadzić do chaosu organizacyjnego.
• Powtarzalność zadań.
  Wiele zadań realizowanych przez rejestratorki jest rutynowych i powtarzalnych, jak potwierdzanie wizyt czy informowanie o dostępnych terminach. Chociaż są one istotne, mogłyby być automatyzowane, aby uwolnić personel od wykonywania monotonnych czynności.

Zarządzanie poniedziałkowym szczytem obłożenia telefonicznego

Poniedziałkowy poranek, godzina 8:00, w pełni trwający sezon chorobowy – to moment, kiedy rejestracje medyczne są najbardziej obciążone. Zapewnienie odpowiednich zasobów kadrowych w tych krytycznych godzinach stanowi ogromne wyzwanie, zarówno dla placówek publicznych, jak i komercyjnych. Problem ten dotyczy szpitali oraz przychodni, gdzie personel musi zmagać się z ogromną liczbą połączeń. Trudnością jest również zbalansowanie rytmu tygodniowego – aby w poniedziałek nie zabrakło osób do odbierania telefonów, a w czwartek pracownicy nie byli bezczynni.

Klucz do efektywnej rejestracji medycznej

Z pomocą dla obciążonych rejestracji przychodzi Wirtualna Rejestratorka. Jest to nowoczesne narzędzie automatyzacji głosowej, które pozwala na znaczne odciążenie personelu medycznego, poprawiając jednocześnie jakość obsługi pacjentów. Ten zaawansowany bot głosowy jest zaprojektowany, aby przejąć na siebie ciężar obsługi większości połączeń telefonicznych od pacjentów. Dzięki zastosowaniu sztucznej inteligencji i automatyzacji, Wirtualna Rejestratorka jest w stanie zautomatyzować wiele procesów, które do tej pory wymagały interwencji człowieka.

Jak działa Wirtualna Rejestratorka?

Wirtualna Rejestratorka działa na zasadzie zaawansowanego bota głosowego, który odbiera wszystkie połączenia telefoniczne od pacjentów. Dzięki temu systemowi, placówki medyczne mogą obsługiwać każdą próbę kontaktu, eliminując problem nieodebranych połączeń. System ten jest w stanie automatycznie aktualizować kalendarz wizyt lekarskich w czasie rzeczywistym, co pozwala na natychmiastową rejestrację zmian w harmonogramie.

Kluczową funkcjonalnością Wirtualnej Rejestratorki jest jej zdolność do samodzielnego potwierdzania terminów wizyt z pacjentami. To oznacza, że po umówieniu wizyty, pacjent otrzymuje automatyczne przypomnienie, a system potwierdza jego obecność na wizycie. Dzięki temu zmniejsza się liczba nieodwołanych wizyt (tzw. „no-show”), co pozwala na lepsze zarządzanie dostępnymi terminami i maksymalizację wykorzystania zasobów placówki.

Porównanie rejestracji medycznej bez i z wykorzystaniem Wirtualnej Rejestratorki

Kluczowe korzyści z zastosowania Wirtualnej Rejestratorki

Wprowadzenie Wirtualnej Rejestratorki do placówki medycznej niesie za sobą szereg korzyści, które przekładają się na lepszą organizację pracy, wyższą jakość obsługi pacjentów oraz oszczędność czasu i zasobów. Oto najważniejsze z nich:

• Szybsza obsługa pacjentów.
  Dzięki automatyzacji procesów, pacjenci mogą natychmiast umawiać wizyty, potwierdzać terminy, odwoływać wizyty lub zamawiać recepty, bez konieczności długiego oczekiwania na połączenie z rejestracją.
• Zmniejszenie liczby nieodwołanych wizyt.
  Automatyczne przypomnienia i potwierdzenia wizyt pozwalają zminimalizować problem „no-show”, co z kolei zwiększa efektywność zarządzania kalendarzem wizyt.
• Odciążenie personelu.
  Wirtualna Rejestratorka przejmuje na siebie rutynowe, powtarzalne zadania, takie jak potwierdzanie wizyt czy informowanie o dostępnych terminach, co pozwala personelowi skupić się na bardziej złożonych i wymagających interwencji przypadkach.
• Poprawa organizacji pracy.
  Automatyzacja rejestracji pacjentów i aktualizacja kalendarza wizyt w czasie rzeczywistym sprawiają, że organizacja pracy w placówce staje się bardziej uporządkowana, co redukuje ryzyko błędów i chaosu.
• Wsparcie kampanii profilaktycznych i ankiet satysfakcji.
  Wirtualna Rejestratorka może także wspierać placówki w prowadzeniu kampanii profilaktycznych, informując pacjentów o dostępnych programach zdrowotnych, a także zbierać opinie pacjentów poprzez automatyczne ankiety satysfakcji.
• Zarządzanie zmianami w harmonogramie.
  System automatycznie informuje pacjentów o ewentualnych zmianach w terminach wizyt, np. o odwołaniu wizyty przez placówkę, co znacznie redukuje liczbę nieporozumień i niepotrzebnych wizyt.

Zobacz, co o Wirtualnej Rejestratorce mówi Pani Anna Radomska-Wilczewska, Z-ca Dyrektora ds. Rozwoju w Wojewódzkim Szpitalu Rehabilitacyjnym dla Dzieci w Ameryce:

Rozwiązanie na miarę przyszłości

Wdrażanie Wirtualnej Rejestratorki to krok w kierunku nowoczesnej, efektywnej i przyjaznej pacjentom obsługi w placówkach medycznych. To narzędzie, które nie tylko odciąża personel, ale również znacząco poprawia jakość obsługi pacjentów. Dzięki zastosowaniu zaawansowanego bota głosowego, placówki medyczne mogą lepiej zarządzać swoimi zasobami, minimalizować liczbę nieodwołanych wizyt i usprawniać procesy rejestracji.

Warto podkreślić, że Wirtualna Rejestratorka to narzędzie elastyczne, które można dostosować do specyficznych potrzeb każdej placówki. System ten może być zintegrowany z istniejącymi rozwiązaniami IT, co ułatwia jego wdrożenie i zapewnia bezproblemową obsługę. Co więcej, Wirtualna Rejestratorka jest zgodna z przepisami RODO, co gwarantuje bezpieczeństwo danych pacjentów.