50% recept bez udziału Rejestracji: jak JAR-MEDIC odciążył zespół dzięki Wirtualnej Rejestratorce

Wyzwania związane z rejestracją pacjentów
Z jakimi problemami mierzyła się przychodnia?

• Kolejki na infolinii
  W godzinach szczytu na połączenie czekało nawet 15–20 pacjentów. Część z nich się rozłączała, a inni próbowali dodzwonić się wielokrotnie, co jeszcze bardziej blokowało linię.
• Ręczne sortowanie recept
  Prośby o recepty trafiały do Rejestracji tą samą drogą co pozostałe sprawy. Personel musiał je przyjmować, spisywać i ręcznie przekazywać dalej.
• Zapisy tylko na ten sam dzień
  Pacjenci mogli umówić wizytę POZ tylko na bieżący dzień. Dlatego każdego ranka wszyscy dzwonili jednocześnie.
• Przeciążona Rejestracja
  Rejestratorki jednocześnie odbierały telefony, obsługiwały pacjentów na miejscu i zajmowały się receptami. Brakowało im czasu na sprawy, które wymagają kontaktu z człowiekiem.

Rezultaty wprowadzenia Wirtualnej Rejestratorki w placówce

W odowiedzi na wyzwania JAR-MEDIC wdrożył Wirtualną Rejestratorkę zintegrowaną z systemem Gabos Mediqus, która odbiera połączenia od pacjentów – umawia wizyty POZ i przyjmuje zamówienia na recepty przez całą dobę, bez czekania w kolejce.

• Koniec z kolejkami na infolinii
  Wirtualna Rejestratorka obsługuje do 20 połączeń jednocześnie. Pacjent nie słyszy już sygnału zajętości ani komunikatu o miejscu w kolejce, tylko od razu załatwia swoją sprawę.

• Połowa recept bez angażowania Rejestracji
  50% zamówień na recepty jest obsługiwana w pełni automatycznie. Uporządkowane prośby trafiają do systemu, bez ręcznego sortowania przez personel.

• Zapisy do przodu i 46% wizyt umówionych przez Wirtualną Rejestratorkę
  Dzięki integracji z grafikami w HIS (Gabos Mediqus) pacjenci mogą umawiać wizyty POZ z wyprzedzeniem, a nie tylko na ten sam dzień. 46% wizyt jest umawianych bez udziału Rejestracji, a poranny szczyt telefonów wyraźnie się zmniejszył.

• 1,5 etatu odzyskane dla pacjentów
  Automatyzacja powtarzalnych spraw uwolniła około 1,5 etatu pracy Rejestracji. Zespół może teraz poświęcić więcej uwagi pacjentom na miejscu i sprawom, które wymagają kontaktu z człowiekiem.